招標采購文件作為采購交易的要約邀請文件，是采購過程中采購方對供應商響應文件進行評審的重要依據，采購交易達成后即成為雙方當事人權利義務履行的憑證。
如何編制一份科學、合理的采購文件，關系到采購活動能否實現公開、公平、公正和誠實信用的采購原則，也關系到能否實現“陽光采購”、“降本增效”的最終采購目的。
編制招標采購文件是采購活動中的重要環節，具體到如何編制政府采購文件，筆者認為可以分為三個階段：準備階段、編制階段、復核階段。
一、準備階段
在正式編制采購文件之前要進行充分準備，大體分為三步：
1、確認
對采購項目關鍵要素進一步確認，以保證采購實施的有效性。如，確定采購預算、采購內容、采購方式和采購前的報批文件是否一致。
2、計劃
代理機構對采購各階段依法規劃，對采購流程所需時間進行充分考量，再編制采購計劃，因為科學合理的采購計劃是后續采購活動順利進行的重要保證。
3、定需求
編制一份合格的采購文件必須建立在科學細化的采購需求基礎之上。
技術參數和要求都是不同的
在實際工作中發現，采購人編制的需求經常存在以下三個問題：需求籠統，不明確；需求苛刻，不現實；需求具有指向性，不公正。如，某項目采購標的是一批貨物，但采購需求文件提供的只有貨物數量而沒有具體的規格參數。又如，某項目需求中的服務條款過于苛刻，遠遠超過實際需要。再如，某項目采購人提供的貨物技術參數只有國內一兩家知名品牌能夠滿足，具有明顯的指向性。
因此，在審核采購需求時，筆者認為需要注意以下幾個要點：看需求是否具有科學性，避免過于寬泛，導致滿足需求的供應商數量過多，無法篩選出真正符合采購人需求的供應商；看需求是否具有競爭性，避免技術參數過于苛刻，導致競爭不充分而產生采購失敗的情形；看需求是否具有排他性，避免通過指定品牌型號、指定特定專利等方式來指向特定供應商的情況，不然，容易引起質疑。
PS:如何編制科學合理的采購需求
采購需求是指采購人為實現項目目標，擬采購的標的及其需要滿足的技術、商務要求?？茖W、合理、明確的采購需求可實現公開、公平、公正的引導投標人參與競標，最終實現項目降本增效的采購目的。
我們可以通過多種方式，利用各種資源，對招采項目進行采購需求調查確定，形以滿足招標采購要求。
1、行業咨詢
咨詢同行業采購人采購經驗、采購專家項目經驗、使用部門過往項目使用意見；搜集相關信息網站招采信息，歸納、匯總形成初步采購需求初步得出購項目的功能、需求和目標。
2、供應商問卷調查
發布采購意向，對潛在供應商進行問卷調查（調查對象一般不少于3個），廣泛聽取潛在供應商意見，取長補短，形成更為完善的采購需求。
3、專家論證
邀請采購項目行業專家對初步采購需求進行評審/論證，進一步修改確定詳細采購需求。
二、編制階段
編制采購文件階段首先需抓住要點，搭好框架。關鍵要點主要有：
1、潛在供應商的資格條件是否合理
供應商資格條件的科學設置關系到項目參與度以及項目的公正公平，因此，要依法依規科學設置。
2、是否執行相關采購政策
采購作為財務支出、降本增效管理的重要措施，承擔著宏觀調控和配置資源的作用，而具體到每個采購活動，都應當保證采購政策的貫徹落實。
3、采購評分細則是否明晰可量化
采購評分細則是遴選供應商、達成采購目標的重要抓手，故評分細則要明晰、可量化。四看采購程序所要求的時間節點是否合法。五看合同所選取的文本是否正確，合同條款是否和采購需求一致等。
三、復核階段
對于如何進行復核，應當查看文件的完整性，看看邏輯是否清晰。如，在描述采購需求時，采購文件通常應完整描述采購背景，提出采購標的的具體技術參數，服務要求以及其他需提醒潛在供應商注意的事項。采購文件內容完整、邏輯清晰，才會大大降低供應商制作響應文件的難度，也會降低供應商因一些疏忽而造成應答失敗的概率。
另外，還要重點查看文字表述是否簡練準確、有無錯別字。如，非招標方式采購不應有這樣的表述：招標人、招標時間、中標人。同時，內容是否前后一致也很重要。如，采購文件需求部分與合同部分對同一內容要求不一致，或是評分細則與技術參數不對應等情況，這類問題應當避免。
通過多年的招投標咨詢服務工作經驗，筆者對采購文件的重要性感受頗深，對于如何編制一份合格的采購文件有些許心得，今天分享給大家。但是，只是把一些淺顯的想法進行以上總結，更多以期拋磚引玉，獲取更多啟發，不斷提高編制招標采購文件的水平，從而提升招標采購工作能力。
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